1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Uczestnika w zakresie celów wskazanych w pkt 3 lit. a)–c) poniżej jest Studio DR sp. z o.o. z siedzibą przy ul. ul. Malinka 65D/2, 43-460 Wisła (dalej: „Administrator”).
We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się z wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych pisząc na adres poczty elektronicznej iod@studiodr.pl lub przesyłając korespondencję tradycyjną na podany wyżej adres Administratora z dopiskiem „IOD”.

W zakresie celu wskazanego w pkt 3 lit. d) (komunikacja misyjna) odrębnym administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie DeoLink z siedzibą w Wiśle (43-460), ul. Malinka 65D/2 – wyłącznie w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie odrębnej zgody Uczestnika, o której mowa w pkt 3 lit. d).
Kontakt z inspektorem ochrony danych Stowarzyszenia DeoLink jest możliwy pocztą elektroniczną na adres iod@deolink.org lub pocztą tradycyjną, w sposób analogiczny jak dla Studio DR.

2. Podstawy prawne

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, c i f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), zgodnie z celami wskazanymi poniżej.

3. Cele, zakres i okres przetwarzania

a) Zawarcie i wykonanie umowy o udział w imprezie turystycznej

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem, na żądanie osoby, której dane dotyczą.
Zakres danych: imię i nazwisko, data urodzenia (w przypadku małoletnich – również dane opiekuna), adres, e-mail, numer telefonu, dane niezbędne do realizacji zakwaterowania i wyżywienia, w tym informacje o wymaganiach specjalnych (np. dietetycznych) zgłoszonych dobrowolnie.
Okres przetwarzania: do zakończenia realizacji Wydarzenia, a w zakresie niezbędnym do obrony przed roszczeniami – do upływu terminu ich przedawnienia.
Obowiązek podania danych: wymóg umowny; niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości zawarcia umowy i udziału w Wydarzeniu.

b) Wypełnienie obowiązków prawnych Administratora (rachunkowość, podatki, ustawa o imprezach turystycznych, w tym Turystyczny Fundusz Gwarancyjny)

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego.
Zakres danych: dane identyfikacyjne, kontaktowe i transakcyjne wymagane przepisami prawa podatkowego, rachunkowego oraz ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.
Okres przetwarzania: do upływu terminów przewidzianych przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (zasadniczo 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku).
Obowiązek podania danych: wymóg ustawowy.

c) Realizacja części programowej Wydarzenia dostarczanej przez Partnera Merytorycznego (Stowarzyszenie DeoLink)

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO w związku z art. 28 RODO – dane są powierzane Stowarzyszeniu DeoLink jako podmiotowi przetwarzającemu, działającemu na polecenie i w zakresie wyznaczonym przez Administratora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wyłącznie w celu realizacji programu Wydarzenia (np. organizacja grup programowych, komunikacja logistyczna dotycząca programu).
Zakres danych: imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje organizacyjne niezbędne do udziału w programie.
Okres przetwarzania: przez okres realizacji Wydarzenia oraz okres wynikający z umowy powierzenia.
Obowiązek podania danych: wymóg umowny; dane są przekazywane Stowarzyszeniu DeoLink wyłącznie jako podmiotowi przetwarzającemu, a nie odrębnemu administratorowi.

d) Informowanie o innych wydarzeniach i działaniach statutowych Stowarzyszenia DeoLink (komunikacja misyjna)

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – odrębna, dobrowolna zgoda Uczestnika. W tym zakresie Stowarzyszenie DeoLink jest odrębnym administratorem danych.
Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.
Okres przetwarzania: do wycofania zgody.
Obowiązek podania danych: podanie danych i wyrażenie zgody jest całkowicie dobrowolne i nie ma wpływu na możliwość udziału w Wydarzeniu; brak zgody nie stanowi przeszkody do zawarcia umowy.

e) Wizerunek (fotografie, filmy, nagrania audio z Wydarzenia) w celach promocyjnych Administratora i/lub Partnera Merytorycznego

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – odrębna, dobrowolna zgoda.
Zakres danych: wizerunek utrwalony podczas Wydarzenia.
Okres przetwarzania: do wycofania zgody.
Obowiązek podania danych: podanie danych i wyrażenie zgody jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość udziału w Wydarzeniu.

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane: podmiotom świadczącym usługi zakwaterowania i wyżywienia w zakresie niezbędnym do realizacji Wydarzenia, podmiotom obsługującym System Rejestracji i płatności, podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne na rzecz Administratora, Stowarzyszeniu DeoLink – jako podmiotowi przetwarzającemu w zakresie opisanym w pkt 3 lit. c) oraz, wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody, jako odrębnemu administratorowi w zakresie opisanym w pkt 3 lit. d), a także organom publicznym uprawnionym do żądania danych na podstawie przepisów prawa (w tym w związku z ubezpieczeniem gwarancyjnym / Turystycznym Funduszem Gwarancyjnym).

5. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. prawo dostępu do danych osobowych,
2. prawo do sprostowania danych osobowych,
3. prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
4. prawo do usunięcia danych osobowych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody,
5. prawo do przenoszenia danych osobowych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
7. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z właściwym administratorem danych na adres wskazany w pkt 1.

6. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe Uczestnika nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich

W związku ze stosowanymi przez Administratora narzędziami informatycznymi dane osobowe mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się na stronie https://studiodr.pl/informacja-administratora-danych-o-transferze-danych-do-krajow-trzecich/